Cosas urgentes y Cosas importantes
Sean todos bienvenidos a un curso mas en fernandoabitia.com
Hoy empezaremos con el curso de administración del tiempo y lo primero que tenemos que aprender es a diferenciar, cosas urgentes y cosas importantes.
Pero qué cosas son urgentes y que son importantes, para eso usaremos la matriz de cosas urgentes e importantes o la Matriz de Eisenhower
Esta matriz es un clásico de la gestión del tiempo y la productividad. y se trata de la clasificación de tareas en función de su nivel de importancia y urgencia
Como emprendedor uno debe hacerla de todo, somos administradores, vendedores, chofer. contadores, hasta la persona del aseo.
Por lo tanto tenemos muchas cosas que hacer y no realizamos varias tareas porque el tiempo no nos alcanza, siempre decimos.
«No tengo tiempo»
Pero no es que no tengas tiempo lo que pasa es que no sabemos administrarlo como es debido, perdemos mucho tiempo en cosas que no son importantes o peor aun, a veces procrastinamos las cosas hasta que se convierten en cosas urgentes.
No priorizamos, perdemos mucho tiempo respondiendo mail o llamando por teléfono
El dia solo tiene 24 horas, no podemos sacarle mas horas al dia, por lo tanto debes usar tu tiempo en cosas productivas.
Te presento la matriz de cosas urgentes y cosas importantes, esta es una valiosa herramienta, para gestionar mejor tu tiempo.
Cosas urgentes y Cosas importantes
La matriz está compuesta de 4 cuadrantes o cajas y te es de gran ayuda para tomar decisiones rápidamente y saber si algo es urgente o importante.
El primero de lo cuadrantes son para las cosas que son urgentes e Importantes.
Estas cosas no se pueden dejar para otro día, debes hacerla ya.
Para saber si algo es urgentes e importante, te debes hacer la siguiente pregunta.
¿Que pasaría si no hago esto?
Si la respuesta es nada. Quiere decir que no es algo urgente e importante.
Por ejemplo:
¿Que pasaría si se esta quemando mi casa?
Respuesta:
Perdería mi patrimonio, si no salgo rápido puedo sufrir quemaduras o puedo morir.
Como te lo dije antes las cosas urgentes se deben hacer de inmediato.
Las tareas urgentes e importantes siempre causan crisis
Seguimos con el segundo cuadrante el de las cosas que no son urgentes pero si son importantes.
Son cosas que se pueden planificar o dejar para otro día no pasa nada si no lo haces inmediatamente.
Por ejemplo, si te pones la meta de subir tus ventas un 50% en 12 meses, esa es una tarea que no es urgente pero es importante.
Para saber si una tarea es importante, tenemos que hacernos la siguiente pregunta.
¿Esto que estoy haciendo me va ayudar a cumplir una meta u objetivos?
si la respuesta es no, es una tarea que no es importante.
Las tareas que no son urgentes, pero son importantes siempre tienen que ver con la planeación y los objetivos.
Cuadrante 3: Cosas urgentes, pero no importantes.
Estas son tareas que delegas para que otro lo haga con rapidez.
Estas cosas siempre son interrupciones
Y por último están las cosas que no son urgentes, ni importantes.
Esta es la zona más peligrosa, porque son cosas que no son ni urgente, ni importante, por ejemplo las redes sociales, los juegos en línea, cortar el pasto, salir con los amigos a tomar, etc.
son cosas en las que no debes perder el tiempo
Estas tareas se deben procrastinar o eliminar
Estas cosas siempre son distracciones
Ahora te voy a dar un ejemplo de cómo se llena esta matriz de Cosas urgentes y Cosas importantes, y para muestra te dejo una imagen.
Supongamos que tienes una tienda en línea.
Tarea urgente e Importante
Te has dado cuenta que fue hackeada, resolver ese problema es urgente e importante, porque tu negocio no está en línea y además el hacker puede robar información tuya y de tus clientes, por lo tanto debes es algo urgente, que no puede esperar.
Tarea no urgente, pero importante.
Un cliente importante te envía un correo, es importante leerlo, pero no es urgente, por lo que puede esperar.
De hecho, uno de los principales problemas que tiene los es que pierden demasiado tiempo leyendo correos, eso hace que se distraigan de las cosas que son urgentes e importantes.
Por eso te recomiendo que tomes un horario para leerlos, los correos y las llamadas telefónicas afectan mucho la productividad.
Tareas urgentes, pero no importantes:
Imagina que se va la luz en la oficina, tu negocio es online y mientras no se caiga el servidor tu negocio sigue funcionando, por lo tanto no es de gran importancia que te quedes sin luz, pero si es urgente, porque al no poder usar la pc, te vas atrasar con el trabajo, por lo tanto llamas a un electricista para que te arregle la luz.
Y por ultimo lo que no es urgente ni importante.
Todos los días sales de la oficina a comprar un cafe, esta no es una tarea ni urgente ni importante por lo tanto si un dia no lo compras no pasa nada.
Otro ejemplo que se puede usar es el facebook, dices que vas a entrar 5 minutos pero esos 5 minutos se convierten en una hora.
Las redes sociales, así como el whatsapp son los más grandes ladrones de tiempo que hay.
Si vas a ver tu facebook, snapchat o twitter hazlo en tus ratos de ocio, no cuando estés trabajando y menos cuando estés conduciendo.
Cuando lo importante se convierte en Urgente
Si pospones una tarea que no es urgente pero es importante, esta tarea terminara siendo urgente.
Volviendo al ejemplo anterior, si pospones la respuesta a este cliente importante una semana, este se va a enojar y te va enviar otro correo que dirá que ya no sera mas tu cliente, porque no le has solucionado su problema.
La tarea que no era urgente pero era importante ahora sera urgente e importante y trataras de solucionarle el problema al cliente lo más rápido posible.
De igual forma el problema que no era importante pero era urgente como cuando te quedaste sin luz, al cabo de unos dias, tendras mucho trabajo acumulado, así que saldrás a buscar al electricista para que te arregle la luz lo mas pronto posible.
Aqui les dejo el link para que descarguen la Matriz Eisenhower o Cosas urgentes y Cosas importantes nos vemos en el siguiente curso.
No te pierdas la siguiente entrada y enterate de las principales razones por las que fracasan las empresas
Entrada: Cosas urgentes y Cosas importantes
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